Tout d’abord, il faut vous assurer que chaque participant a le matériel adéquat en sa possession, et pas seulement l’organisateur. Bien souvent malheureusement, la caméra et le microphone intégrés de votre ordinateur portable offrent des prestations de qualités très moyennes, pas suffisantes pour garantir une réunion virtuelle claire et sans bug. La bonne nouvelle est que vous n’avez besoin d’être un ingénieur en son et lumière pour vous équiper, ni de casser votre porte-monnaie. Des outils simples à utiliser et peu coûteux feront l’affaire. Et même si cela peut paraître évident, vérifier que chaque collaborateur possède une connexion internet de bonne qualité reste la base.  

Il est essentiel que tous les participants puissent entendre clairement mais aussi se faire entendre. Rien de pire que de ne recevoir que des images et du son en saccadé. Élément souvent négligé, la qualité audio est pourtant cruciale. Sans un son de qualité, votre visioconférence est assurée d’être un échec. Et c’est d’autant plus vrai si vous devez intervenir! Pour une réunion intelligible par tous, assurez-vous que les participants possèdent des micros corrects. Pas besoin de matériel de pro, des micros-casques (très utiles pour vous isoler du bruit extérieur) ou des microphones à brancher simplement à votre ordinateur suffiront à déjà grandement améliorer la sonorité de votre visio.  

La visioconférence doit être rendue dans un son correct pour pouvoir être suivie et comprise de tous, et l’achat d’enceintes peut s’avérer indispensable, notamment dans les entreprises avec une salle spécialement dédiée aux visioconférences. Le choix se fera fonction de la taille et de la disposition de la salle, à l’aide d’une station centrale ou de plusieurs micros-tables. La réception audio est tout aussi importante puisqu’elle permet à ceux présents dans la pièce d’entendre ce qui se dit de l’autre côté de l’écran. Les enceintes de conférence offrent une couverture audio très large et s’utilisent très facilement avec les logiciels de visioconférence.  Là encore, nul besoin d’investir dans du matériel dernier cri, mais de bien étudier vos besoins.  

Chaque collaborateur doit disposer d’au moins un écran pour visualiser la visioconférence et les documents partagés, ainsi que d’une caméra pour diffuser sa propre image. L’achat d’une webcam est recommandé, et pour un budget autour de 50 ou 60€, vous obtiendrez déjà une image de qualité. Il existe par exemple des kits de visio tout-en-un, sous forme de webcam avec micro intégré pour une utilisation simplifiée et une intégration discrète dans un bureau. Dans des salles conçues pour les réunions à distance, du matériel plus abouti sera nécessaire. Il faudra alors se diriger vers un écran de grande taille pour assurer un confort visuel optimal et éventuellement installer un second écran destiné aux partages de documents.  

TEAMS, Zoom, Skype, GoogleMeet, Google Hangouts, Livestorm, 3CX, Go to Meeting… Vous avez l’embarras du choix en matière d’outils de collaboration. Renseignez-vous bien sur tous ces outils et les fonctionnalités offertes afin de trouver le plus adapté à vos besoins, notamment selon le nombre de participants à votre Assemblée Générale en visio et le niveau de sécurité apporté. La solution doit être facilement utilisée et comprise par tous, et avec des options de travail qui répondent à votre organisation. Attention à ne pas s’éparpiller dans les fonctionnalités cependant, afin de ne pas embrouiller votre réunion plus qu’autre chose. Optez plus au départ pour une application directement utilisable sans téléchargement et restez dans les fonctionnalités classiques, son, image, tchat, téléchargement de documents et de vidéos, enregistrement de la réunion ect.. 

Tous les logiciels de visioconférence proposent l’option d’enregistrer la visioconférence, ce que nous vous conseillons fortement. C’est le gros avantage des visioconférences par rapport aux réunions traditionnelles ; offrir la possibilité de visionner entièrement l’AG pour ceux n’ayant pas pu être présents ou ceux voulant revoir des passages et des documents spécifiques. 

Les élections en ligne peuvent vous aider à collecter des votes en toute sécurité et de le comptabiliser pendant la réunion, ainsi qu’à collecter des votes à distance bien avant la réunion pour augmenter le taux de participation. Vous pouvez configurer un bulletin de vote et les informations d’identification des électeurs pour votre élection en très peu de temps. Avec les outils de visioconférence, les actionnaires ont la possibilité de faire des présentations pendant l’AG avant de voter, ainsi que de mettre en place un système de bulletins secrets. Pour les grandes assemblées, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés est même souvent une solution plus adaptée que le vote en direct.