Comment faire des économies grâce à la visioconférence ?
La visioconférence est devenue un outil indispensable pour les entreprises du monde entier, surtout depuis l’arrivée de la pandémie de Covid-19. En effet, grâce à la technologie de communication vidéo en temps réel, les entreprises peuvent organiser des réunions et des conférences en ligne avec des partenaires commerciaux, des clients et des fournisseurs situés n’importe où dans le monde. Par ailleurs, elle présente de nombreux avantages pour les entreprises, en particulier en termes de conservation du lien social avec leurs clients et fournisseurs.
Bien sur, on peut mesurer les économies d’un billet d’avion ou de train. Cependant, la visioconférence nous fait économiser sur d’autres points que nous allons vous détailler ici.
La réduction des coûts liés aux déplacements professionnels
Effectivement, nous pouvons commencer par ce sujet. La visioconférence permet aux entreprises de dépenser moins en frais de voyage. Il faut savoir que les déplacements professionnels peuvent être très coûteux. Aux coûts de transport, se rajoutent les frais de repas, l’hébergement… Donc en utilisant la visioconférence, les entreprises peuvent réduire ces coûts et réallouer les fonds économisés à d’autres domaines de l’entreprise.
En réduisant les déplacements, les entreprises réduisent également leur empreinte carbone, ce qui est de plus en plus important où la responsabilité sociale des entreprises est un enjeu important.
Une meilleure négociation entre clients, prospects et fournisseurs
Cependant, réduire les déplacements ne signifie pas voir moins les partenaires et les commerciaux. Bien au contraire ! En ayant la possibilité d’avoir des réunions régulières avec leurs clients et fournisseurs, les entreprises peuvent mieux comprendre les besoins et les attentes. Par conséquent, cela permet de mieux négocier les termes des contrats, de trouver des solutions à des problèmes spécifiques, et d’ajuster les offres en conséquence.
Par ailleurs, la visioconférence permet de répondre rapidement aux questions et aux préoccupations des clients, ce qui renforce la confiance et la satisfaction des deux parties.
Un gain de temps et une amélioration de la productivité
Il est important de souligner que les déplacements professionnels peuvent prendre beaucoup de temps, surtout si nous devons parcourir de longues distances ou si nous sommes coincés dans les bouchons de circulation. De ce fait, en évitant les déplacements, les collaborateurs ont plus de temps pour réaliser leur travail. Par ailleurs, si lors d’un rendez vous professionnel, une seule personne se déplaçait (notamment pour des notions de coûts), en organisant une visioconférence, plusieurs personnes peuvent être autour de la table. De ce fait, l’information est mieux diffusée et plus rapidement.
La visioconférence permet d’organiser des réunions plus rapidement et plus facilement, sans nécessiter une logistique complexe de réservation de salles de réunion, de déplacements et d’hébergement. Les réunions en visioconférence peuvent également être plus courtes et plus ciblées, car les participants peuvent se concentrer sur l’essentiel. L’organisation de la journée peut également être revue car les temps de déplacement pour aller d’un point A à un point B sont annulés. De belles économies de temps.
L’amélioration du bien-être et l’épanouissement
La visioconférence va avoir également un impact positif sur le bien-être des collaborateurs. En effet, les déplacements professionnels peuvent être très stressants mentalement et physiquement, notamment lorsqu’ils impliquent des voyages internationaux ou de longues heures de conduite. De ce fait, en évitant ces voyages, nous pouvons réduire le niveau de stress des collaborateurs.
Enfin, cet outil peut améliorer l’équilibre travail-vie personnelle. Naturellement, les déplacements professionnels peuvent prendre beaucoup de temps et perturber la vie personnelle de chacun. Réduire ses contraintes, c’est aussi soulager la charge mentale de chacun.
En synthèse, nous pouvons donc dire que la visioconférence est un outil incontournable notamment pour les économies, et pour toutes les entreprises qui cherchent à
- améliorer la relation avec ses fournisseurs et ses clients,
- améliorer leur efficacité,
- réduire leurs coûts,
et renforcer leur engagement en faveur du développement durable tout en offrant un environnement de travail plus agréable.
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